SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

(Decision Support System)

Pendahuluan

DSS menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.

Sistem Pendukung Keputusan (DSS) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi kebutuhan seorang manajer dalam membuat keputusan yang spesifik dalam memecahkan permasalah yang spesifik pula.

Tahapan Dalam Pengambilan Keputusan

1.     Tahap Pemahaman

2.     Tahap Perancangan

3.     Tahap Pemilihan

4.     Tahap Penerapan

      

1.   Tahap Pemahaman

Sebuah proses pemahaman terhadap masalah dengan mengidentifikasi dan mempelajari masalah terhadap lingkungan yang memerlukan data à mengolah data à mengujinya à menjadikan petunjuk dalam menemukan pokok masalah à mencari solusi à bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

 2.  Tahap Perancangan

Sebuah proses pengembangan, analisis dan pencarian alternatif tindakan atau solusi yang mungkin untuk di ambil/ di lakukan à Identifikasi dan mengevaluasi alternative

3.   Tahap Pemilihan

Sebuah proses pemilihan salah satu alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap perancangan untuk menentukan arah tindakan dengan memperhatikan kriteria-kriteria berdasar tujuan yang dapat dicapai pada tahap berikutnya à memilih solusi terbaik

4.   Tahap Penerapan

Sebuah proses untuk melaksanakan dan menerapkan alternatif tindakan yang dipilih untuk menyelesaikan permasalahan yang telah di identifikasi à Menerapkan solusi dan membuat tindak lanjut.

Jenis Keputusan

• Keputusan Tak Terprogam: tidak terprogram, tidak ada metode pasti untuk menangani masalah
• Keputusan Terprogram: berulang dan rutin, suatu prosedure dilakukan bukan sebagai sesuatu yang baru
• Keputusan Semi Terprogram: kombinasi tak terprogram dan terprogram

Jenis  Masalah

• Masalah terstruktur
• terdapat pada 3 tahap (pemahaman, perancangan dan pemilihan)
• Masalah tidak terstruktur
• tidak terdapat dalam 4 tahap
• Masalah semi terstruktur

      

Keharusan dari DSS

• Membantu manajer dalam membuat  keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur
• Mendukung penilaian manajer
• Meningkatkan efektivitas  pengambilan keputusan manajer dari hanya sekedar efisiensi

      

Perlu di ingat, bahwa: ”DSS TIDAK MENGGANTIKAN MANAJER”

Model DSS

Terdapat Database, yang isinya digunakan oleh:

• Perangkat Lunak Penulisan Laporan
• menghasilkan laporan periodik maupun khusus
• Model Matematika
• menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen

Perangkat Lunak GDSS

Perangkat Lunak Penulisan Laporan

Laporan periodik = disiapkan sesuai jadwal

Laporan khusus   = disiapkan ketika sesuatu yang luar biasa terjadi

Menyatukan Management by Exception ke dalam laporan.

Perangkat Lunak Penulisan Laporan

Menyatukan Management by Exception  ke dalam laporan à konsep yang memungkinkan manajer hanya memperhatikan aktifitas yang layak mendapatkan perhatian manajemen

 

Dapat disatukan dalam satu laporan melalui 4 cara :

• Menyiapkan laporan hanya jika  terjadi perkecualian
• Menggunakan urutan laporan untuk  menyoroti perkecualian
• Mengelompokkan perkecualian  bersama-sama
• Menunjukkan varians dari normal

Perangkat Lunak GDSS (group DSS)

Memungkinkan beberapa pemecah masalah bekerja bersama-sama sebagai satu kelompok untuk mencapai solusi. Pemecah masalah dapat mewakili sebuah komite atau tim proyek, para anggota kelompok dapat berkomunikasi secara langsung atau melalui GDSS.

GDSS

Suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam satu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interfase bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama

Proses yang terjadi pada GDSS :

• Mengorganisasi pendapat yang  muncul dalam kelompok
• Mengumpulkan informasi
• Mengurutkan berdasar prioritas
• Mengumpulkan aspek-aspek pendukung

Otomasi Perkantoran (Office Automation)

Definisi otomasi perkantoran atau office automation mencakup semua sistem informasi formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan cara berkomunikasi dan penyebaran informasi ke dan dari orang-orang dalam maupun diluar organisasi (perusahaan).

Siapa yang menggunakan OA

Kelompok Pemakai OA

·         Manajer            = Pekerja Terdidik (knowledge workers)

·         Profesional= Pekerja Terdidik (knowledge workers)

• Sekretaris
• Pegawai administrasi

Tujuan OA

• Mengurangi biaya administratif
• Pemecahan masalah    
• Pelengkap dan bukan pengganti

      

Contoh Aplikasi OA

• Pengolahan kata
• E-mail  
• Voice mail
• FAX
• Kalender elektronik 
• Konferensi audio/video
• Konferensi komputer
• Imaging
• Dekstop publishing

      

Pengolah Kata (Word Processing): Penggunaan alat elektronik yang  secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang berkaitan dengan  penyiapan dokumen yang tercetak.

Electronic Mail (E-mail):Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima  pesan-pesan dengan menggunakan terminak komputer dan alat  penyimpanan.

Voice Mail: Pengiriman pesan dengan  mengucapkan ke dalam telepon, dan pesan yang telah terkirim, oleh penerima dapat diambil melalui telepon juga.

Kalender Elektronik: Penggunaan jaringan komputer untuk membuat, menyimpan dan mengambil agenda pertemuan (jadwal kerja).  

Facsimile Transmision (FAX): Penggunaan peralatan komunikasi khusus yang dapat membaca document pada satu ujung saluran komnukasi  dan membuat salinannya di ujung yang lain.

Konferensi Audio: Penggunaan peralatan komunikasi  suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.  Daya tarik konferensi audio :

• Biaya relatif murah bagi perusahaan
• Orang-orang merasa nyaman berbicara
• Butuh beberapa menit saja untuk menyiapkan peralatan

             

Ke-efisiensi-an sebuah konferensi  audio :

• Di tunjuk moderator (orang yang mengkoordininasi jalannya konferensi)  
• Jumlah peserta dibatasi
• Ada hasil dari pembicaraan yang dibagikan keseluruh peserta (rekaman konferensi harus disimpan)
• Setiap peserta yang akan bicara   harus meng-identifikasi dirinya.

             

Penggunaan peralatan komunikasi  suara dan gambar untuk membuat suatu hubungan audio-video diantara  orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan  melaksanakan konferensi.

Terdapat 3 konfigurasi :

o Video satu arah dan audio satu arah

o Video satu arah dan audio dua arah

o Video dan audio dua arah

       

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System)

“Orang kaya bukanlah sekedar orang miskin dengan uang yang lebih banyak”.

Seorang pakar EIS Pierre Martineau menyatakan bahwa "Eksekutif bukanlah sekedar manager tingkat rendah dengan pangkat yang lebih tinggi”.

EKSEKUTIF, Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manager pada tingkat atas, hal ini terlihat bahwa pada level ini terjadi perencanaan strategis dan penetapan kebijakan perusahaan.

Penelitian Jones dan McLeod menjelaskan bahwa EIS berarti:

1.      Berapa banyak informasi yang dapat sampai ke fihak eksekutif

2.      Berapa nilai dari informasi tersebut

3.      Dari mana sumber informasi tersebut diperoleh

4.      Apa media yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi

5.      Apa kegunaan informasi

      

Penelitian Rockart dan Treacy, mengemukakan bahwa Sistem dalam EIS mengandung maksud:

• Tujuan Sentral
• Inti Data Bersama
• Dua Metode Penggunaan Utama
• Organisasi Pendukung

      

Meningkatkan komponen non komputer

• Mencatat transaksi informasi yang  masuk
• Merangsang sumber bernilai tinggi
• Memanfaatkan peluang
• Menyesuaikan sistem pada  perseorangan
• Memanfaatkan teknologi

      

Model EIS

Sistem Pakar (Expert System)

Merupakan program pemberi nasihat atau program konsultasi yang berisi pengetahuan dan pengalaman yang dimasukkan oleh satu atau banyak pakar untuk dapat dimanfaatkan dalam memecahkan berbagai masalah.

Merupakan bagian dari Artificial Intelegent (AI) atau kecerdasan buatan.

Berbeda dengan SPK, Sistem pakar berbasis pengetahuan (knowledge base), terdiri dari :

• User Interface  
• Knowledge Base
• Inferensi Engine
• Development Engine

      

User Interface

• Bagaimana cara terbaik komputer untuk dapat berkomunikasi dengan pemakai
• Penggunaan input & output multimedia saat ini mendapat perhatian dari pengembang sistem.
• Memungkinkan pemakai untuk berinteraksi dengan sistem pakar dengan jalan memasukkan intruksi dan informasi serta menerima informasi dari sistem pakar itu sendiri

Knowledge Base

• Data pengetahuan yang menyimpan kepakaran.
• Menggunakan aturan-aturan untuk mengekspresikan logika masalah dalam pencapaian pemecahan
• Menyimpan akumulasi pengetahuan dari masalah tertentu yang akan diselesaikan, memuat fakta-fakta yang menjelaskan masalah 

   

Inferensi Engine

• Menggunakan daya pikir dengan penalaran yang serupa dengan manusia dalam mengelolah knowledge base.
• Menyediakan kemampuan penalaran yang menafsirkan isi dari knowledge base berdasar pada urutan tertentu

Development Engine

• Penciptaan Sistem Pakar

Penciptaan sistem pakar ini terdiri dari 2 pendekatan :

• bahasa pemrograman  
• shell sistem pakar

      

Keuntungan bagi Manager

• Memberikan banyak pertimbangan (lebih banyak alternative pilihan)
• Menerapkan logika lebih tinggi
• Lebih banyak waktu mengevaluasi hasil keputusan
• Solusi yang lebih konsisten

      

Keuntungan bagi Perusahaan

• Kinerja perusahaan yang lebih baik
• Mempertahankan pengendalian atas  pengetahuan perusahaan

Kerugian

• Sistem Pakar tidak dapat menangani pengetahuan yang tidak konsisten
• Sistem Pakar tidak dapat menerapkan intuisi dan penilaian yang kita kenal sebagai hal terpenting dari penyelesaian masalah.

Penghambat Pengembangan

• Antrian knowledge engineering
• Antrian Pemrograman
• Masalah belajar

      

Metode dalam Sistem Pakar

• Forward Chaining
• Backward Chaining

      

Forward Chaining

• Suatu metode dari Inference Engine untuk memulai penalaran atau pelacakan suatu data dari fakta-fakta yang ada menuju suatu kesimpulan.
• Metode ini melakukan penelusuran berawan dari fakta menuju ke goals atau tujuan 

Backward Chaining

• Merupakan kebalikan dari forward  chaining
• Suatu metode yang digunakan untuk  melakukan pelacakan atau penalaran dari sekumpulan hipotesa menuju  fakta-fakta yang mendukung.
• Berawal dari tujuan menuju  pencarian informasi yang memenuhi tujuan

Perbedaan DSS/SPK dengan SP/ES

DSS : mencerminkan cara yang diyakini manager untuk membantu memecahkan masalah.

ES      : menawarkan kesempatan untuk  membuat keputusan melebihi kemampuan manager.

      

System Life Cycle (SLC)

Merupakan konsep pengembangan system informasi yang mengambil analogi siklus kehidupan manusia (lahir, tumbuh berkembang dan wafat).

Tahapan dalam SLC :

1.      Tahap Perencanaan

2.      Tahap Analisis

3.      Tahap Perancangan

4.      Tahap Penerapan

5.      Tahap Penggunaan

      

Tahap Perencanaan

Merencanakan apa akan dibuat saat akan melakukan pengembangan sistem, langkah :

1.     Identifikasi masalah

·         Membuat studi kelayakan

·         Mempersiapkan usulan

·         Menyetujui/ menolak

·         Menetapkan pengendalian

2.     Definisi masalah

·         Merumuskan masalah

·         Bemberikan batasan-batasan masalah

3.     Menentukan tujuan yang akan dicapai

   

Tahap Analisis

Melakukan analisis untuk menentukan apakah akan merancang sistem yang baru atau hanya memperbarui sistem yang sudah ada, langkah :

·         Mengumumkan penelitian sistem

·         Mengorganisasi tim proyek

·         Mendefinisikan kebutuhan  informasi

·         Mendefinisikan kriteria kinerja  sistem

·         Menyiapkan usulan rancangan

·         Konfirmasi rancangan

      

Tahap Perancangan

Penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem, langkah :

·         Menyiapkan rancangan sistem secara  detail

·         Mengidentifikasi alternatif  konfigurasi sistem

·         Mengevaluasi alternatif

·         Memilih konfigurasi yang terbaik

·         Menyiapkan usulan penerapan

·         Menyetujui atau menolak sistem

      

Tahap Penerapan

Merupakan kegiatan untuk memperoleh dan mengintegrasikan sistem sumber daya fisik dan konseptual untuk menghasilkan suatu sistem yang bekerja dengan baik, langkah-langkah :

·         Merencanakan penerapan

·         Mengumumkan penerapan

·         Mendapatkan sumber daya perangkat  keras

·         Mendapatkan sumber daya perangkat  lunak

      

Hal-hal yang perlu dilakukan pada tahap penerapan

·         Menyiapkan database

·         Menyiapkan fasilitas fisik

·         Mendidik peserta atau pemakai

·         Masuk ke sistem baru

• Percontohan
• Serentak
• Bertahap
• Paralel

Tahap Penggunaan

Terdapat 3 langkah penting :

·         Menggunakan sistem

·         Audit sistem

·         Memelihara sistem

o Memperbaiki kesalahan

o Menjaga kemuktahiran sistem

o Meningkatkan kinerja sistem

             

Contoh Jasa Sistem Informasi Rawat Inap Rumah Sakit

Data-data

1.      Data kamar

2.      Data obat

3.      Data kategori

4.      Data penyakit

5.      Data dari petugas medis

Proses

·         Data-data tersebut masuk ke pemeliharaan file induk.

·         File-file tersebut didaftarkan ke pendaftaran pasien.

·         Data pasien tersebut masuk kebagian pembayaran dan melakukan transaksi administrasi, dan bukti pembayaran tersebut dibawa oleh pasien.

·         Data persediaan obat dan daftar persedian obat obat masuk kedalam file Apotek dan dibawa ke file Perawatan paisen.

·         Data kamar masuk ke dalam data perawatan pasien dan ditangani oleh petugas medis dan petugas medis mendata keluhan pasien dan diagnosa pasien dan petugas medis lalu masuk ke dalam data transaksi.

·         Dari data-data petugas medis, data kamar, data perawatan dan pelayanan, data pindah kamar yang dicatat oleh petugas medis seperti data pilih kamar pasien, data kamar pasien, data pelayanan & pelayanan pasien, data pindah kamar pasien, data keluhan pasien dan data diagnosa pasien dimasukkan ke data perawatan pasien lalu,

·         Data-data tersebut dibuatkan laporan data transaksi pasien, laporan data pasien, laporan keuangan pasien, laporan penyakit pasien, laporan persediaan obat pasien dan laporan kematian pasien masuk ke dalam file pembuatan laporan.

·         Di pembuatan laporan, laporan data pasien dibawa ke Kabag rawat inap menghasilkan laporan penyakit, laporan kematian, laporan keuangan, dan laporan persediaan obat.

Informasi yang dihasilkan

1.      Informasi tentang penyakit pasien

2.      Informasi tentang keuangan pasien

3.      Informasi tentang persediaan obat pasien

4.      Informasi tentang kematian pasien

Contoh data-data ini diperoleh dari Tugas Akhir Satria Novieandini, direview dan diringkas beberapa.

Manajemen Sumber Daya Informasi

Kondisi

1.      Kesadaran bahwa kompetitrif dapat dicapai melalui sumber daya informasi

2.      Kesadaran bahwa jasa informasi misalnya suatu area fungsional

3.      Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak

4.      Perhatian pada Sumber Daya Manusia perusahaan saat membuat perencanaan strategis

5.      Rencana strategis formula untuk Sumber Daya Informasi

6.      Mendorong dan Mengelola End User

Komponen IRM :

o    Lingkungan perusahaan

o    Eksekutif perusahaan misalnya manajer, anggota dan sebagainya

o    Bidang Fungsional misalnya End User

o    Sumber-Daya Informasi

o    Pemakai

TPS (Transaction Processing System) Tahun 1950 - 1960

1.      Permintaan barang pelanggan à proses system transaksi yg berlangsung

2.      Pencatatan absensi perusahaan à terus menerus

Data diolah lalu disimpan didatabase dan diproses dalam perangkat lunak pengolah data dan hasilnya informasi à tugas pihak manajemen dan lingkungan diluar TPS.

Data à Proses à Report

Database

Data Internal à Absensi karyawan, Pengiriman, dan Permintaan barang

Data Eksternal à Faktor-faktor produsen, Data pesanan barang dan jasa

Kesimpulan atau Karakteristik TPS :

1.      Dapat menangani jumlah data input yang cukup besar

2.      Waktu proses sangat cepat

3.      Sesuai dengan proses input, hasilnya output juga besar

4.      Kapasitas penyimpanan besar

5.      Keamanan data dapat dijamin

6.      Dapat dipastikan keakuratan data yang sedang diolah atau diproses

7.      Proses auditing terhadap data input, proses, data output, prosedu-prosedur mudah dilakukan sehingga dapat diperoleh hasil akurat dan valid

8.      TPS mendukung untuk penggunaan banyak pemakai yang terdapat pada perusahaan

9.      Kecepatan proses diperlukan tinggi

10.    Memerlukan kehandalan tinggi

Sistem proses data dapat dilakukan dengan 2 proses, yaitu :

Cara pertama yaitu Sistem Batch yaitu dilakukan dengan cara menumpuk dan proses dapat dilakukan pada waktu tertentu.

Cara kedua yaitu dengan pemrosesan secara online.

Proses Hybrid

Cara kerja sistem ini data dimasukkan langsung pada saat transaksi terjadi. Aplikasi sistem ini banyak digunakan pada perusahaan yang bekerja online sepenuhnya,misalnya perbankan, perusahaan travel dan sebagainya.

Perkembangan perusahaan menggunakan TPS

-        Basis data yang ada dapat digabungkan

-        Digunakan untuk membuat laporan-laporan bagi manusia disemua level (maksudnya disemua kalangan)

-        Sistem fungsional melibatkan à SIPEM, SIA, SIPRO, SISDM, SIKEV, dan lain-lain.

Management Information System (MIS)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan pengembangan dari TPS. Informasi ini sangat diperlukan untuk para manajer fungsional, antara lain bagian marketing, finance, production, dan human resourse development. Data berasal dari Environment.

Database ini mempunyai dua tipe yaitu report writing software dan berupa mathematical model.

1.    Report Writing Software

Menghasilkan laporan khusus dan laporan periodik. Laporan periodik dikodekan pada sebuah perangakat lunak dan disiapkan untuk membuat pembuatan penjadwalan. Laporan khusu atau special report sering disebut juga dengan ad hoc report yang berfungsi untuk menangani informasi-informasi yang tidak dapat ditangani.

2.    Mathematical Model

Menghasilkan informasi secara matematik untuk kegiatan sebuah perusahaan. Dengan model matematik ini akan diperoleh suatu model yang membuat semua tugas dan pekerjaan sebuah perusahaan dapat menjadi lebih mudah dan cepat.

Mc, Leod mengatakan bahwa jenis SIM yang kedua adalah berbentuk model matematis.

Ada 3 model matematis yang ditawarkan, antara lain :

1.      Model statis dan Dinamis

2.      Model Probabilistik atau Deterministik

3.      Model Optimasi atau Suboptimasi.

Keuntungan Pemakaian model ini :

1.      Proses pembelajaran terjadi terhadap system yang sedang berjalan.

2.      Penggunaan model dapat mempercepat proses.

3.      Dapat memprediksi kejadian dan proses di masa depan.

4.      Proses coba-coba atau trial-error dapat dihindari.

Kerugian Pemakaian model ini :

1.      Tidak semua pemakai mudah untuk memahami sebuah model yang dibuat.

2.      Untuk membuat sebuah model, diperlukan tingkat pengetahuan matematika yang cukup tinggi.

Menurut Sirkha L. Jarvenpaa, output model ini mempunyai beberapa keuntungan yaitu :

1.      Mencari ikhtisar data dapat mudah dilakukan.

2.      Dapat diperkirakan trend atau kecenderunangan sistem untuk waktu yang akan datang.

3.      Jika grafik menampilkan beberapa variable, maka dapat membandingkan beberapa variabel tersebut.

4.      Berdasarkan data pada grafik tersebut, dapat dilakuakn peramalan atau forecasting.